Cuánto cuesta de verdad un CRM

Empieza por multiplicar

Es la regla número uno de esta categoría y la que casi ninguna comparativa aplica: el precio anunciado es por persona.

CRM	Precio anunciado	Con 5 comerciales
Pipedrive Lite	14 €/puesto	70 €/mes
Zoho CRM Estándar	14 €/usuario	70 €/mes
HubSpot Professional	90 €/licencia	450 €/mes
Salesforce Pro Suite	100 €/usuario	500 €/mes
Clientify anual	39 €/cuenta	39 €/mes
Bitrix24 Basic	49 USD/compañía	49 USD/mes

Las dos últimas filas son la razón de que este cálculo importe. Solo tres de los quince que analizamos escapan del precio por cabeza.

Dónde se cruzan los dos modelos

Un modelo por cuenta no siempre gana: gana a partir de cierto tamaño, y conviene saber cuál es.

Contra Clientify a 39 € por cuenta, con HubSpot Starter a 7 € por licencia el cruce llega entre la quinta y la sexta persona. Contra HubSpot Professional a 90 €, llega con la primera. Con Odoo a 14,90 € por usuario frente a los 29 € de cuota fija de Holded, el cruce está en la segunda persona con pago mensual y en la tercera con pago anual.

La regla práctica: cuanto más alto sea el escalón que necesitas, antes llega el cruce. Con planes de entrada, el modelo por cabeza aguanta hasta cinco o seis personas; con planes de trabajo, deja de compensar casi inmediatamente.

El coste crece cuando crece el equipo, no cuando crece el negocio

Es la consecuencia incómoda del precio por puesto y la que menos se anticipa: contratar a un comercial no sube solo su nómina, sube también la factura del CRM, la del programa de facturación y la de todo lo que se cobre por cabeza.

Con cinco personas en Salesforce Pro Suite son 500 € al mes. El sexto comercial cuesta 100 € más de CRM antes de vender nada.

La tarifa de incorporación

HubSpot cobra 1.470 € en Professional y 3.420 € en Enterprise, de un solo pago, al contratar.

Está publicado en su web. No lo esconden. Y no aparece en prácticamente ninguna comparativa de CRM en español, aunque cambie por completo la cuenta del primer año: un equipo de cinco en Professional paga 5.400 € de licencias más 1.470 de entrada.

Es el mismo patrón que los 10 € de alta de servicio de IONOS en cloud, dos órdenes de magnitud más arriba.

Cómo cambia la comparación a tres años

Un pago único pesa mucho el primer año y se diluye después. Por eso la comparación honesta se hace a varios años, no a uno:

Equipo de 5	Primer año	Tres años
HubSpot Professional	6.870 €	17.670 €
Pipedrive Growth	2.340 €	7.020 €

Diez mil seiscientos cincuenta euros de diferencia. La tarifa de incorporación explica 1.470 de esos; el resto es la diferencia de licencia, multiplicada por cinco personas y por treinta y seis meses.

El coste que ningún fabricante factura

La implantación. Salesforce no cobra nada por empezar, pero sus ediciones altas casi siempre pasan por un integrador, y ese presupuesto lo pone un tercero. Odoo tiene el mismo patrón: su propia ficha dice que implantarlo bien suele requerir un partner.

Es el mismo coste con dos nombres. Uno lo factura el fabricante, con un número que puedes leer antes de firmar; el otro un tercero, con un número que solo conocerás después de reunirte con él. Para presupuestar, la tarifa publicada de HubSpot es peor noticia y mejor información.

Los módulos que se pagan aparte

Clientify es el ejemplo claro: 39 € el plan, y luego 17 € el canal de WhatsApp Web, 12 € la API, 24 € la integración con ecommerce, 7 € la gestión avanzada de usuarios.

Si necesitas WhatsApp y API, los 39 € son 68 antes de empezar. Sigue siendo mucho más barato que la competencia con equipo, pero la cuenta hay que hacerla entera.

ForceManager tiene su propia versión: cobra 10 € por cada tramo adicional de 2.000 empresas, 2.500 contactos o 750 oportunidades abiertas.

La diferencia entre módulos y límites

Los dos suben la factura, pero se comportan distinto y conviene distinguirlos.

Un módulo lo eliges: sabes si necesitas WhatsApp antes de contratarlo, y si no lo necesitas, no lo pagas nunca. Un límite por volumen, como el de ForceManager, se cruza solo: tu base de contactos crece porque el negocio funciona, y un día la factura sube sin que hayas activado nada.

El primero es presupuestable. El segundo hay que proyectarlo: mira cuántos contactos tienes hoy y cuántos tendrás en dos años antes de comparar tarifas.

El mínimo de puestos

monday anuncia 9 € por puesto y obliga a contratar un paquete mínimo, con lo que la entrada real es bastante mayor. Es el detalle que más sorprende al llegar a la pantalla de pago.

Tiene una consecuencia que va contra la intuición: para un equipo de dos, el CRM con el precio por cabeza más bajo de la categoría no es el más barato, porque pagas por puestos que no vas a usar. Es la razón de que en el ranking de CRM monday no esté más arriba pese a su tarifa.

Y el pago anual

Casi todos descuentan por comprometerse un año, y a veces mucho: Clientify pasa de 65 € al mes a 39 con plan anual, un 40 % menos.

La pregunta antes de firmar no es si el descuento es bueno. Es si el equipo va a estar usando esa herramienta dentro de seis meses, porque el motivo número uno de fracaso de un CRM es la adopción, no el producto. Está en qué es un CRM.

Lo que el descuento anual cambia en la comparación

Con Clientify a 65 € mensuales en lugar de 39, el cruce con HubSpot Starter se mueve de la sexta persona a la décima. Es decir: el mismo producto gana o pierde la comparación según cómo pagues, sin que cambie nada de lo que hace.

Por eso cuando compares dos CRM, compara la misma forma de pago en los dos. Enfrentar el precio anual de uno con el mensual de otro es la forma más rápida de llegar a la conclusión equivocada.

Los impuestos, que aquí no son un detalle

De los quince CRM que analizamos, HubSpot, monday, Salesforce y Odoo no indican si sus precios llevan IVA. Pipedrive declara que no lo incluyen y Zoho CRM dice que los impuestos locales van aparte.

Sobre un importe pequeño da igual; sobre 500 € al mes de Salesforce con cinco personas, un 21 % son 105 € mensuales que no sabes si están dentro o fuera. Es la razón de que esos cuatro salgan con un guion en la columna «Precio desde» de nuestros rankings: esa columna promete comparar, y un número que puede ser un 21 % mayor que el de al lado no compara nada.

La regla corta

Multiplica por tu equipo. Suma la incorporación si existe. Suma los módulos que vas a necesitar. Proyecta los límites por volumen a dos años. Compara la misma forma de pago en los dos. Y comprueba si el importe lleva IVA.

Ese total es el precio. El número grande de la portada no lo es. El orden con esos criterios ya aplicados está en el ranking de CRM, y si el presupuesto es la primera restricción, en el de CRM gratuitos.