Tutorial
Cómo migrar tus contactos a un CRM nuevo sin perder el histórico
En corto
Exporta contactos, empresas y oportunidades en CSV desde el sistema anterior antes de dar de baja nada, e incluye las notas y la actividad, que es lo que casi nadie exporta y lo que más duele perder. Importa después en este orden: empresas, contactos, oportunidades y por último la actividad, porque cada paso depende del anterior. Y solapa un mes los dos sistemas antes de cancelar el viejo.
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El orden importa, y no es obvio
Casi todo el mundo empieza importando contactos, porque es lo que tiene más a mano. Es el orden equivocado.
Los contactos van vinculados a empresas, y las oportunidades van vinculadas a las dos cosas. Si importas contactos primero, quedan sueltos y luego hay que asociarlos a mano, uno por uno.
El orden correcto es: empresas, contactos, oportunidades y por último actividad. Cada paso necesita el anterior.
Lo que más duele perder
Las notas y el histórico de actividad. Los datos estructurados —nombre, correo, importe, fase— viajan razonablemente bien entre sistemas. Lo que se habló con quién, cuándo y qué se acordó es lo que peor se traslada, y es también lo que da valor a un CRM con años de uso.
Exporta eso aparte, aunque el sistema nuevo no sepa importarlo. Si no puede entrar, al menos consérvalo en un CSV ordenado por cliente. El día que alguien pregunte qué se habló en 2024, esa carpeta es la respuesta.
Limpia antes, no después
Es la mitad del trabajo y la que ahorra el resto. Duplicados, contactos sin correo válido, oportunidades cerradas hace años, empresas que ya no existen.
Limpiar un CSV en una hoja de cálculo es trivial. Limpiar una base ya cargada dentro de un CRM es tedioso y siempre se queda a medias. Y arrancar el sistema nuevo limpio es también lo que más ayuda a que el equipo lo adopte, que es el verdadero riesgo de cualquier cambio de CRM.
El mes de solapamiento
No canceles el sistema viejo el día que empiezas con el nuevo. Paga un mes de más y ten los dos abiertos.
Cuesta una cuota. Lo que ahorra es descubrir en la semana tres que faltaba un campo, un adjunto o un año de notas, cuando el acceso al sistema anterior ya está cortado y no hay marcha atrás.
Y aprovecha para no repetir el motivo
Si te vas de un CRM es por algo. Si es por precio, mira el modelo de cobro del siguiente antes de firmar: Clientify y Bitrix24 cobran por cuenta y no por usuario, y eso cambia la factura con equipo. Está en cuánto cuesta de verdad un CRM.
Si es porque nadie lo usaba, elige el más fácil y no el más completo: la razón está en qué es un CRM, y el orden con ese criterio, en el ranking.
Paso a paso
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Exporta todo antes de tocar nada
Contactos, empresas, oportunidades, notas y actividad. En CSV y, si el sistema lo permite, también los adjuntos. Hazlo antes de dar de baja la suscripción, porque después el acceso se corta.
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Limpia antes de importar, no después
Duplicados, contactos sin correo, oportunidades cerradas hace tres años. Es mucho más fácil limpiar un CSV que una base ya cargada, y el CRM nuevo arranca sin arrastrar basura.
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Importa empresas primero
Las empresas son el ancla. Si importas contactos antes, quedan sueltos y luego hay que vincularlos a mano uno a uno.
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Después los contactos
Con las empresas ya dentro, cada contacto se asocia a la suya durante la importación. Comprueba que el campo de vínculo coincide exactamente, normalmente por nombre o por un identificador.
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Luego las oportunidades
Van vinculadas a empresa y contacto, así que necesitan los dos pasos anteriores hechos. Revisa que las fases del embudo nuevo estén creadas antes de importar, o todo caerá en la primera.
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Por último, notas y actividad
Es lo que más se pierde y lo que más valor tiene: el histórico de qué se habló con quién. Muchos CRM lo importan mal o no lo importan; si es tu caso, guarda el CSV aparte y consérvalo.
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Solapa un mes
No canceles el sistema viejo el día que empiezas con el nuevo. Un mes de solapamiento cuesta una cuota y te ahorra descubrir tarde que faltaba algo que ya no puedes recuperar.
Preguntas frecuentes
¿Qué se pierde siempre en una migración?
La actividad y las notas, en buena parte. Los datos estructurados —nombres, correos, importes— viajan bien; el histórico de conversaciones es lo que peor se traslada entre sistemas distintos.
¿Puedo importar directamente de un CRM a otro?
Algunos ofrecen importadores desde competidores concretos y funcionan razonablemente para contactos y empresas. Aun así, exporta tu CSV igualmente: si la importación falla a medias, es tu única red.
¿Cuánto tarda?
Una base pequeña y limpia, una tarde. Una base grande con años de historia y duplicados, varios días, y la mayor parte del tiempo se va en limpiar, no en importar.
¿Y si el CRM nuevo no importa la actividad?
Guarda el CSV con el histórico en un sitio propio y ordenado por cliente. No vivirá dentro del CRM, pero seguirá siendo consultable, que es lo que importa el día que alguien pregunta qué se habló en 2024.
Pasa a la práctica
Herramientas mencionadas
- Análisis de Pipedrive
CRM centrado en una sola cosa: mover tratos por un embudo hasta cerrarlos. Es el más directo de la categoría, cuesta desde 14 euros por puesto y mes y declara que sus precios no llevan IVA.
- Análisis de Zoho CRM
CRM completo y barato, gratuito hasta tres usuarios y con planes desde 14 euros por usuario y mes. A diferencia de Zoho Books, sí publica tarifa en euros y declara que los impuestos van aparte.
- Análisis de HubSpot
El CRM más conocido del mercado, con un plan gratuito generoso de verdad y una escalera que llega a 150 euros por licencia y mes. Sus planes altos exigen además una tarifa de incorporación de miles de euros que casi nadie menciona.
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