Tutorial
Cómo cambiar de programa de facturación sin perder el histórico
En corto
Cambia al cierre de un ejercicio, exporta las facturas emitidas y recibidas en PDF y en un formato de datos antes de dar de baja nada, y guarda esa copia aunque el programa nuevo importe tus datos. La obligación de conservar las facturas es tuya, no del proveedor de software, y no desaparece porque canceles la suscripción.
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Contenido 8 secciones
Por qué la gente se queda en un programa que no le sirve
Casi nunca por el programa. Por miedo a perder el histórico. Es un miedo razonable —las facturas hay que conservarlas y la obligación es tuya— pero se resuelve en una tarde de trabajo y con una regla simple: saca todo antes de dar de baja nada.
El momento
Al cierre de ejercicio, con el año cerrado y presentado. Es el corte natural: la numeración empieza de nuevo, la contabilidad está cuadrada y no partes ninguna declaración por la mitad.
Si no puedes esperar a diciembre, el siguiente mejor momento es el cierre de un trimestre. Lo que no conviene es cambiar a mitad de trimestre, porque te obliga a consolidar datos de dos programas para una misma declaración.
Lo que hay que exportar
Los pasos de arriba lo detallan, pero el orden de importancia es este:
- Facturas recibidas y gastos. Es lo que más duele perder y lo que más gente olvida, porque la cabeza se va a las emitidas. Son los justificantes de todo lo que te has deducido.
- Facturas emitidas, en PDF y en datos.
- Contactos y productos, que ahorran teclear.
- La numeración, que es una línea en un papel y evita el fallo más común del cambio.
El error de fiarse de la importación
Muchos programas prometen importar tus datos del anterior. A veces funciona bien y a veces importa las facturas pero no los adjuntos, o los clientes pero no sus datos fiscales completos.
La regla: haz tu exportación completa igualmente. Si la importación va bien, has perdido media hora. Si va mal, la has ganado entera.
Lo que sí o sí se queda contigo
La obligación de conservar las facturas es del contribuyente, no del proveedor de software. Si mañana cierras la cuenta de un programa y dentro de dos años Hacienda te pide una factura de 2026, el problema es tuyo, no de la empresa que te vendía la suscripción.
Guarda una copia en un disco propio o en tu nube, con una carpeta por ejercicio. Es lo más aburrido de esta guía y lo único que realmente importa.
Y aprovecha para elegir bien
Si estás cambiando, es buen momento para no repetir el motivo por el que te vas. Los tres rankings están aquí: programas de facturación, para autónomos y contabilidad. Y si el cambio es porque el tuyo no va a cumplir la nueva normativa, empieza por qué es Verifactu.
Paso a paso
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Elige el momento
El cambio limpio es al cierre de ejercicio, con el año cerrado y presentado. Si no puedes esperar, el siguiente mejor momento es el cierre de un trimestre, para no partir una declaración por la mitad.
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Exporta las facturas emitidas
En PDF y también en un formato de datos que se pueda leer, normalmente CSV o Excel. El PDF es la factura; el CSV es lo que te va a permitir importarlas o buscarlas dentro de cinco años.
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Exporta las facturas recibidas y los gastos
Es la parte que más gente olvida y la que más duele perder, porque son los justificantes de lo que te has deducido. Descarga también los adjuntos, no solo el listado.
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Exporta clientes, proveedores y productos
Casi todos los programas importan un CSV de contactos. Es media hora de trabajo que te ahorra volver a teclear cientos de fichas.
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Anota la numeración
Apunta cuál fue tu última factura y con qué serie. La numeración tiene que seguir siendo correlativa en el programa nuevo, y este es el fallo más habitual del cambio.
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Solapa un mes los dos programas
No des de baja el viejo el mismo día que empiezas con el nuevo. Un mes de solapamiento cuesta una cuota y te ahorra descubrir tarde que faltaba algo.
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Guarda la copia aunque todo haya ido bien
La obligación de conservar las facturas es tuya. Guarda la exportación completa en un disco propio o en tu nube, con una carpeta por ejercicio, y no dependas de que el proveedor antiguo siga existiendo.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo tengo que conservar las facturas?
Como norma general, cuatro años por el plazo de prescripción fiscal, y más en algunos supuestos, como los bienes de inversión. Conservarlas es tu obligación, no la del programa que uses.
¿Puedo empezar la numeración de cero en el programa nuevo?
Puedes abrir una serie nueva, pero la numeración dentro de cada serie tiene que ser correlativa y sin saltos. Lo más limpio es cambiar al inicio de un ejercicio y empezar la serie del año.
¿Y si el programa nuevo no importa mis datos?
Pasa a menudo y no es un problema grave si has exportado bien. Los históricos no tienen por qué vivir dentro del programa nuevo: pueden quedarse en tu copia, ordenados por ejercicio, y el programa nuevo empezar limpio.
¿Cambiar de programa afecta a Verifactu?
Lo que tiene que cumplir es el programa con el que emites a partir de ese momento. Las facturas ya emitidas se conservan como estén; lo que no puedes es seguir emitiendo con algo que no cumpla cuando te llegue la obligación.
Pasa a la práctica
Herramientas mencionadas
- Análisis de Contasimple
Programa de facturación y contabilidad para autónomos con un plan gratuito de por vida que cumple la normativa. Pertenece a Cegid desde que el grupo francés compró Grupo Primavera en 2022.
- Análisis de Holded
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